En este apartado (art. 2.b del RD 39/1997) se refleja la estructura organizativa de la empresa, orientada a la implantación del sistema de gestión de la prevención, para lo que es necesario identificar:
- Las funciones y responsabilidades de todos los niveles jerárquicos, en
relación a la prevención de riesgos laborales y
- Los cauces de comunicación entre los diferentes niveles jerárquicos.
En la NTP – 565 del Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo
(www.mtas.es/insht) se recogen recomendaciones y directrices relativas a la organización y definición de funciones preventivas.
Corresponde a la dirección de la empresa establecer la jerarquía y organización en materia preventiva, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
- No debe percibirse como una complicación, sino como una adaptación de la estructura existente, en la que conviene aprovechar los recursos de que ya se dispone.
- Hay que tener en cuenta que existen dos tipos de actividades para las que es necesario prever tiempos de dedicación: las que integran la prevención en lo cotidiano, al asumir las medidas preventivas recogidas en la evaluación de riesgos y planificación preventiva, y las específicas de prevención como investigación de accidentes, entrega de documentación, inspecciones de seguridad, etc.
- Debe existir una persona que actúe de contacto a nivel de empresa con el Servicio de Prevención Ajeno.
- Si la empresa dispone de más de un centro de trabajo, hay que tener presente que es necesario contar con una persona competente en cada uno de ellos y que cuente con el apoyo de la Dirección para actuar de mediación con el Servicio de Prevención, Trabajador designado o responsable de la prevención.
- La responsabilidad de la acción preventiva en cada centro de trabajo es del director del mismo.
Se puede abordar la descripción de la organización de diferentes maneras:
■ Mediante un listado de puestos de trabajo y/o niveles jerárquicos, indicando funciones y responsabilidades. Por ejemplo, la dirección de la empresa debe facilitar los medios necesarios para garantizar la seguridad y salud de sus trabajadores (por ejemplo, adquiriendo los Equipos de Protección Individual -guantes, calzado, etc.- necesarios para llevar a cabo una tarea). Los mandos intermedios deben conocer y velar por el cumplimiento de las medidas de prevención (p. ej. comprobar que los trabajadores utilizan los EPIs de forma correcta), mientras que los trabajadores están obligados a llevarlas a cabo y notificar situaciones o condiciones peligrosas a sus superiores (p. ej. llevar puestos los EPIs durante la realización de las tareas).
■ Mediante un organigrama (ver ejemplo en la figura 1), completado con el listado de funciones y responsabilidades.
■ Puede aprovecharse información y procedimientos ya disponibles en sistemas de gestión ambiental o de calidad.
Ejemplos:
Figura 1: ejemplo de organigrama descriptivo de la estructura organizativa de una empresa.
En cuanto a los canales de comunicación, pueden utilizarse los mismos medios: enumerándolos (reuniones periódicas, encuentros diarios…), incluyéndolos en el diagrama organizativo (relaciones directas que se establecen entre los departamentos en materia de prevención), etc.